برگزاری ایونت، راهکاری برای توسعه بازار و جذب مشتری جدید

چه ضیافت شام برای بهترین مشتری‌هایتان باشد، چه کنفرانس یا کارگاه آموزشی برای مدیران مرتبط با حیطهٔ فعالیت شما، یا همایش معرفی استارت آپ، یا فقط یک مهمانی برای قدردانی از مشتریان‌تان باشد، برپایی یک رویداد راهی بسیار مناسب برای جلب توجه مشتریان جدید، تحکیم ارتباط با مشتریان قبلی و مطرح کردن کسب و کار است.

حتی فکر کردن به برپایی یک مراسم هم می‌تواند باعث استرس و اضطراب در ما شود. چراکه بخش‌های مختلفی باید با هم همکاری داشته باشند تا یک رویداد برگزار شود؛

14 قدم در تعریف یک رویداد

۱. تعیین یک هدف

آیا قصد شما جلب توجه رسانه‌های منطقه، معروف شدن، تهیه یک لیست از مشتری‌های احتمالی یا فروش برخی از محصولات است؟ ابتدا هدف خود را مشخص کنید و بعد بهترین راهکار را برای رسیدن به هدفتان انتخاب کنید.

۲. حوزه فعالیت رویداد

این رویداد با چه فعالیت‌هایی برگزار خواهد شد؟ مراسم شما همراه با فعالیت‌های سرگرم کننده، برگزاری کارگاه یا سخنرانی خواهد بود؟ مقیاس این رویداد را بسته به تجربیاتتان طراحی کنید. اگر اولین باری است که یک ایونت برگزار می‌کنید، نیازی نیست کنفرانسی یک روزه برای صدها نفر در تالار یک هتل بزرگ برگزار کنید. با برگزاری یک کارگاه یک ساعته در دفترتان هم می‌توانید به خیلی از اهداف مشابه برسید.

۳. از ایران ایونت برای دعوت مخاطبان استفاده کنید

وقتی هدف و حوزه فعالیت رویدادتان را مشخص کردید، می‌توانید بفهمید مخاطب این ایونت چه کسی است و  دقیقا چه نوع افرادی را باید دعوت کنید. این کار را با بخش بازاریابی ایران ایونت می توانید مطرح کنید.

۴. زمان بندی درست

برای دستیابی به حداکثر موفقیت، لازم است در زمان بندی رویداد خود دقیق باشید. تاریخ‌های مهم مانند تعطیلات و مناسبتهای سالانه را مد نظر داشته باشید؛ زیرا ممکن است با رویداد شما تداخل داشته باشند. اما نکتهٔ دیگر این است که از این تداخل می‌توانید استفاده کنید و با اشاره به آن اتفاق، مراسم خود را برگزار کنید.

مسئله بعدی که نیاز به زمان‌بندی دارد، محاسبه زمان لازم برای رسیدن مدعوین به محل مراسم است. همچنین، باید مد نظر داشته باشید که آماده‌سازی این رویداد چه مقدار زمان نیاز دارد.

۵. انتخاب تیم اجرایی‌

چه کسی مسئول برگزاری این مراسم خواهد بود؟ چه خود شما و یا چه یکی از کارکنان ارشد، لازم است یک نفر مسئولیت رهبری و برگزاری مراسم را به عهده داشته باشد. این فرد باید تمام مسائل کلی و جزئی را مدیریت کند و دیگران او را در این امر یاری کنند. حصول اطمینان از تفهیم وظایف به شما کمک می‌کند که در مراسم دچار هیچ اخلالی نشوید.

۶. انجام پیش بینی

قبل از اجرای رویداد، تمام اعضای اجرایی باید دور هم جمع شوند و قدم به قدم مراسم را بررسی کنند. لازم است همه چیز به خوبی برای دیگران تصویر سازی شود تا تصویر ملموس و دقیقی از وظایف خود داشته باشند. در این بخش می‌توانید تخمین بزنید به چه تعداد نیروی انسانی در بخشهای مختلف این رویداد نیاز دارید.

۷. از نرم افزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت کارها استفاده کنید

بعد از اینکه با تیم‌تان مسیر را پیش بینی کردید، ایونت‌تان خود را یک پروژه در نظر گرفته و از نزم افزارهای کنترل و مدیریت پروژه برای برنامه ریزی و کنترل کارها استفاده نمایید. پروژه را به قسمتهای کوچکتر بشکنید workpackage و در هرکدام را در قالب کارهای کوچکتر قابل تفویض و اندازه گیری تقسیم بندی کنید. برای هر کار، مشخص کنید باید توسط چه کسانی انجام شود و آن کار را  به افراد تخصیص دهید. می‌توانید برای کنترل بیشتر ، زمان پایان هر کار را با (Deadline) مشخص کنید.

۸. تهیه یک نقشه کسب و کار

بسته به نوع رویدادی که قصد دارید برگزار کنید، طرح کسب و کار شما می‌تواند شامل ارسال ایمیل، نامه، ثبت نام درون فروشگاه یا استفاده از رسانه‌ها و جراید باشد.

۹. تنظیم بودجه

پس از بررسی دقیق جوانب برپایی این رویداد، می‌توانید متوجه مخارج آشکار و پنهان آن بشوید. در این بخش است که در صورتی که نیاز به مخارج بیشتری داشته باشید که از عهده شما خارج است، می‌توانید به تامین آن از سایر منابع هم فکر کنید. بسته به نوع ایونت، تامین یک اسپانسر، بلیط فروشی و یا همکاری با یک شرکت مکمل می‌تواند ایده خوبی برای تامین هزینه‌ها باشد.

۱۰. به رسانه‌ها خبر بدهید

رسانه‌های محلی برای اطلاع رسانی به دیگران بسیار ضروری هستند. توجه گزارشگران رسانه‌های اینترنتی و سنتی را به این رویداد جلب کنید تا گزارشی مبسوط از این ایونت تهیه کنند. آنها را رسما دعوت کنید تا این مراسم را پوشش دهند. عمومی کردن جزئیات این رویداد می‌تواند به تبلیغ دهان به دهان کسب و کار شما منجر شود.

۱۱. سر و صدا به پا کنید!

از شبکه‌های اجتماعی برای شناسایی مخاطبِ هدف خود استفاده کنید و به آنها در ارتباط با رویداد خود اطلاعاتی بدهید. می‌توانید پس از اجرای مراسم، اطلاعات و تصاویری دربارهٔ آن در شبکه‌های اجتماعی منتشر کنید و مراحل آماده سازی را به سایرین نشان دهید. حتی می‌توانید از این راه اقدام به جلب مشتری کنید. انرژی رسانه‌های اجتماعی را بالا نگه دارید و در طول برگزاری مراسم هم خبر و محتوای مرتبط منتشر کنید. می‌توانید یکی از کارمندان را مسئول انتشار توییت، عکس و ویدیو کنید.

۱۲. بازاریابی کنید

راهی برای معرفی محصولاتتان به حاضران در رویداد پیدا کنید. کارت ویزیت، بروشور، بن‌های تخفیف یا کارت هدیه، اشانتیون محصولات، مسابقه، و یا هر راه دیگری که آنها را به خرید محصولات یا استفاده از خدمات شما ترغیب کند. یادتان نرود که مشخصات تماس شرکت کنندگان را جمع آوری کنید. این کار به سادگی امکان پذیر است. می‌توانید از آنها بخواهید که آدرس ایمیلشان را در یک فرم، یا روی برگه‌های دریافت بن تخفیف بنویسند؛ یا اینکه کارت ویزیتشان را در یک تُنگ بیندازند.

۱۳. مثبت باشید

در روز رویداد، آماده باشید. این را هم بدانید که شما نمی‌توانید برای تمام احتمالات برنامه‌ریزی کرده باشید. در صورت وقوع هر گونه اشتباهی، نگرش شما به مسئله مهمترین چیز است. اگر نگاه شما به آن مسئله مثبت باشد، احساسی خوشایند به مهمانان تزریق میشود و از این که برای مثال به آنها صندلی نرسیده است، ناراحت نخواهد بود. به هر اتفاق خارج از برنامه‌ای به عنوان یک درس برای مراسم بعدی نگاه کنید و مطمئن باشید که دفعه بعد بهتر خواهید بود.

۱۴. پی‌گیری کنید

با پایان رویداد، کار شما به پایان نرسیده است. در حقیقت، بعد از مراسم تازه کار شما شروع شده! از تمام مشتری‌هایی که در رویداد شما شرکت کرده‌اند به نحوی تشکر کنید. برای مثال می‌توانید از اختصاص دادن تخفیف و یا ارسال دعوتنامه برای رویداد بعدی استفاده کنید. از آنها بخواهید که به مراسم شما نمره بدهند تا با استفاده از نمرات آنها نقاط ضعف و قوت خود را مشخص کنید. تخمین بزنید که تا چه اندازه به اهداف خود رسیده‌اید. چند مشتری جدید جذب کرده‌اید؟ در ماه بعد از این ایونت، چند نفر از حاضران در آن مراسم اقدام به خرید کرده‌اند؟ با توجه به معیارهایی که برای خودتان دارید پیشرفت کنید. ظرف مدتی خواهید دید که این رویدادها چگونه به پیشرفت کسب و کار شما کمک خواهند کرد.