مسائل مهم در برگزاری یک ایونت استارتاپی

ممکن است استارتاپ شما در نقطه‌ای قرار داشته باشد که تیم بازاریابی و یا روابط عمومی تصمیم بگیرند تا رویدادی را سازماندهی کنند. برگزاری ایونت می‌تواند یک راه فوق‌العاده برای گسترش برندینگ شما، دیدار با مشتریان جدید و جشنی برای بقای شما باشد.

برنامه‌ریزی یک رویداد خوب به هیچ وجه کار آسانی نیست، شما باید مهارت‌های یک معلم مدرسه تا یک کارشناس ارشد مدیریت بحران را داشته باشید. قبل از این‌که شروع به برگزاری رویدادتان بکنید مطمئن شوید که از موارد زیر آگاهی کامل دارید:

برنامه‌‎ریزی برای ساخت بهترین مهمانی استارتاپی

۱) اهداف خود را تعریف کنید

اولین کار برای برگزاری یک رویداد مشخص کردن اهداف است. اگر شما برای استارتاپ خود یک رویداد برگزار می‌کنید، احتمالا به دنبال اهداف زیر هستید: آموزش به بازار هدف در مورد آن‌چه که انجام می‌دهید، ترویج یک محصول جدید برند.که در حال حاضر توزیع می‌کنید، ایجاد تبلیغات بیشتر برای رشد پایگاه داده‌های مشتریان خود و یا افزایش آگاهی از برند.

این روزها استارتاپ‌ها در بسیاری از شهرهای بزرگ دنیا “لانچ‌ایونت” برگزار می‌کنند و این رویدادها موفق می‌شوند چون مردمی که در آن‌ها حضور می‌یابند به درستی انتخاب می‌شوند، تعداد زیادی از مطبوعات این رویدادها را پوشش می‌دهند و غیره.

چگونه می‌توانید رویداد متناسب با استارتاپ خود را پیدا کنید؟ اگر هدف شما آموزش مشتریان فعلی، حفظ آن‌ها و دیدار با مشتریان جدید بالقوه است یک رویداد آموزشی بهترین انتخاب برای شما خواهد بود. رویدادهای آموزشی شامل کلاس‌های آموزشی، کارگاه‌های آموزشی، سمینارهای آموزشی و یا حتی همایش‌های کوچک باشد.

رویدادهای صمیمی‌تر مثل مهمانی‌های شام، روش بسیار خوبی برای ارتباط یک به یک با تاثیرگذاران و سایر افرادی است که توانایی تغییر مسیر کسب‎وکار شما را دارند. افرادی مثل وبلاگ‌نویسان، روزنامه‌نگاران، سرمایه‌گذاران و سایر افراد از این دست از جمله‌ی این افراد هستند.

همان‌طور که می‌بینید دانستن اهداف نقش مهمی را در رویداد شما بازی می‌کنند.

۲) انتخاب مکان مناسب

انتخاب مکان خوب برای برگزاری رویداد از سخت‌ترین بخش‌های برگزاری رویداد است. قبل از انتخاب این سوال‌ها را از خود بپرسید: اندازه‌ی رویداد شما چقدر است؟ شما به دنبال چه نوع محیط‌هایی هستید؟ آیا در رویداد پذیرایی ارائه خواهید داد؟ آیا وای‌فای وجود دارد؟ آیا این محل بیمه دارد؟ و … .

انتخاب مکان مناسب برای استارتاپ‌ها که اغلب به دنبال کاهش هزینه‌های خود هستند بسیار سخت است. میلیون‌ها نکته وجود دارد که باید رعایت کنید تا هزینه‌های خود را کاهش دهید. برای همین ابتدا لیستی از تمام راهکارها و راه‌حل‌ها را در نظر بگیرید، سپس بهترین آن‌ها را انتخاب کنید.

نکته‌ای از متخصصان: همیشه سعی کنید مکانی را انتخاب کنید که حداقل هزینه را برای شما رقم بزند، مگر این‌که حامی مالی داشته باشید.

ایمان محمدعلی یکی از متخصصان برگزاری رویداد می‌گوید: نکاتی مانند تعداد نفرات، سبک رویداد، داشتن جای پارک مناسب ، اینترنت مناسب ، دسترسی به حمل نقل عمومی و نزدیکی به مراکز شهر از ملاک اصلی می‌باشد که می‌بایست در انتخاب مکان در نظر گرفته شوند.

۳) بودجه

اکثر رویدادهایی که استارتاپ‌ها برگزار می‌کنند رایگان هستند، به این معنی که تمام هزینه‌ها بر عهده‌ی استارتاپ موردنظر است. یکی از بنیانگذاران  استارت آپ ها می‌گوید: شما می‌خواهید مردم اپلیکیشن شما را دانلود کنند و یا محصولات شما را بخرند، پس حضور مردم را باید رایگان و آزاد باشد.

هنگامی‌که بودجه‌ی رویداد خود را تعیین می‌کنید سعی کنید آن را براساس بازدهی سرمایه تعیین کنید. با این‌که اندازه‌گیری بازدهی سرمایه از رویداد سخت است، راه‌های مختلفی برای آن وجود دارد. تجزیه و تحلیل پست‌های رسانه‌های اجتماعی، پست‌های وبلاگ،

علاوه بر آن، یکی از بهترین راه‌ها جذب اسپانسر است که شما می‌توانید رویدادهای مشابه با خودتان را بررسی کنید و اسپانسرهای مناسب را برگزینید. (در این مطلب می‌توانید به طورکامل چگونگی جذب یک اسپانسر مناسب را ببینید.)

۴) مخاطبان

هنگامی‌که فهرست افرادی را که می‌خواهید در رویداد شما باشند گردآوری می‌کنید. آیا شما اتاقی پر از روزنامه‌نگاران می‌خواهید؟ یا اصلا دوست ندارید هیچ‌کدام از آن‌ها باشند؟ خوب، مطمئنا حضور رسانه‌ها و خبرنگاران شما را مجبور می‌کند استراتژی‌های خاصی داشته باشید، بنابراین قبل از دعوت افراد مختلف راجع به تک‌تک آن‌ها فکر کنید.

در همه‌ی مراحل برنامه‌ریزی مخاطبان خود را در نظر داشته باشید، به عنوان مثال برای تعیین زمان مناسب از خود بپرسید که بهترین زمان برای برگزاری از نظر شرکت‌کنندگان کدام می‌تواند باشد؟

نکته‌ای از سوی متخصصان: برای ایونت های رایگان همواره مشارکت ۵۰ درصدی در نظر بگیرید، به این معنی‎‌که اگر می‌خواهید صد نفرحتما در ایونت باشند حتما ۲۰۰ نفر را دعوت کنید.

۵) زمان‌بندی

زمان‌بندی رویداد همانند انتخاب مکان و قیمت‌گذاری رویداد از مسائل مهمی است که حتما باید در نظر بگیرید. ابتدا یک تاریخ را مشخص کنید، سپس ۲تا ۳ تاریخ پشتیبان نیز در نظر بگیرید تا به مشکلات احتمالی منجر به نابودی رویدادتان نشود. ۵ تا ۸ هفته زمان برای برنامه‌ریزی پیشرفته یک رویداد که بیش از ۴۰ نفر شرکت‌کننده دارد، ضروری است.

نکته‌ی مهم: ایجاد نظرسنجی و پرسیدن از گروه‌های مردم که چه چیزهایی را ترجیح می‌دهند به بهبود تجربه‌ها از رویداد شما بسیار کمک خواهد کرد.

نکته‌ی مهم دوم: سفارش همه‌ی آیتم‌هایی که باید با برندینگ شما هماهنگ باشند زمان می‌برند و شما یک شبه قادر به هماهنگ کردن آن‌ها نخواهید شد.

برنامه‌ریزی برای ترویج بهترین رویداد استارتاپی

بسیاری از استارتاپ‌هایی که رویداد برگزار می‌کنند در همان ابتدا، آگاهی از برندشان بسیار کم است. آن‌ها با برگزاری رویداد و استراتژی‌های مناسب ترفیع این آگاهی را به اوج می‌رسانند. شما نیز می‌توانید با دنبال کردن ایده‌های زیر به ترویج هر چه بیشتر رویداد و استارتاپ خود بپردازید.

۱) همان‌طور که گفتیم استارتاپ‌های معمولی همواره با مشکل بودجه مواجه هستند. بنابراین به جای صرف هزینه زیاد از ایران ایونت برای تعریف و اطلاع‌رسانی رویداد خود که هزینه‌ی کمتری برای شما دارند استفاده کنید.

۲) می‌توانید با افراد مختلف از جمله موسسات خیریه همکاری کنید تا رویدادتان هر چه بیشتر به اشتراک گذاشته شود. از همه‌ی شرکایی که پیدا کردید بخواهید تا برای ترویج رویداد و به دست‌آوردن برد-برد در رسانه‌های اجتماعی و … به اشتراک‌گذاری بپردازند.

۳) شاید میزان تاثیری که حمایت اثرگذاران صنعت بر یک رویداد دارند را باور نکنید، اما حتما امتحان کنید. شما باید دلایل قوی برای اثرگذاران ارائه کنید تا آن‌ها به شما در پیشبرد اهداف‌تان کمک کنند.

۴) ایمیل یا اس‌ام‌اس یادآوری به مخاطبان را یک یا دو روز قبل از برگزاری رویداد فراموش نکنید.

برنامه‌ریزی برای میزبانی یک رویداد استارتاپی موفق

۱) کمک بگیرید

یک تیم برای مدیریت تدارکات استخدام کنید، اگر بودجه‌ی کافی ندارید از داوطلبان دانشگاه‌ها که اغلب تمایل دارند در چنین رویدادهایی نقش داشته باشند دعوت کنید.

۲) آیا از پتانسیل هشتگ رسانه‌های اجتماعی استفاده می‌کنید؟

هشتگ‌ها به شما و شرکت‌‍کنندگان شما کمک خواهند کرد تا تمام عکس‌ها و اتفاقات افتاده در رویداد را یک جا جمع کنید.

۳) صحنه‌هایی در رویداد ایجاد کنیدکه هیچ‌کس فراموش نکند

در یکی از رویدادهای استارتاپی جهان، برگزارکننده با استفاده از پروژکتور تصاویر زنده از رویداد را در یک خیابان نزدیک به محل برگزاری و پر رفت‌وآمد منتشر کرد؛ مردم بسیاری با تعجب از کنار این تصاویر رد می‌شدند. شما نیز باید بتوانید راهی برای خوشحال کردن و به یادماندنی کردن رویدادتان بیابید.

 به نظر  ایجاد حس خوب برای مخاطب از همه چیز مهم‌‌تر است. و اما چگونگی ایجاد حس‌های خوب بستگی به مخاطب‌های شما دارد، که از چه رده‌ی سنی و قشری از جامعه هستند.  هر رویدادی باید بدونه مخاطب با چه محتوایی یا اتفاقاتی در رویداد حس بهتری خواهد داشت. مثلا در رویداد های دانش‌آموزی؛ یک مسابقه با برندگان و جوایز زیاد حس خوبی به مخاطب‌ها می‌دهد.

۴) پس از رویداد

آیا همه چیز آن‌طور که می‌خواستید پیش رفت؟ شروع به تجزیه و تحلیل اطلاعات بکنید‌؟ مردم چه چیزهایی در توییتر نوشته‌اند؟ چه انتظاراتی داشته‌اند که برآورده نشده؟ اغلب پس از برگزاری رویداد مشکلاتی به وجود می‌آید، خونسردی خود را حفظ کنید و برای رویداد بعدی خود آماده شوید.